فرمول ها و قواعد بهره وری به روایت پروفسور دوبرین
امروز داشتم کتاب روانشناسی کاربردی؛ اثربخشی فردی و سازمانی از پروفسور اندرو.جی. دوبرین را می خواندم. بخش مربوط به بهره وری آن را برای خودم نکته برداری کردم. گفتم شاید به درد شما خوانندگان و مدیران و کارمندان عزیز هم بخورد.
1. افرادی که عادت های کاری مناسبی دارند و زمان را به خوبی مدیریت می کنند، در واقع یک عامل استرس زای بالقوه مهم به نام احساس غیرقابل کنترل بودن کار را از بین می برند.
2. افرادی که در کارشان منظم هستند، نسبت به افراد نامنظم، موفقیت شغلی بیشتری به دست می آورند.
3. داشتن عادت های کاری مناسب، به شما اجازه می دهد تا زمان بیشتری را صرف زندگی شخصی کنید.
4. زمانی که شما دغدغه وظایف کاری ناتمام را نداشته باشید، زندگی شخصی برایتان لذتبخش تر خواهد بود.
5. کارایی، یعنی انجام کار در کوتاه ترین زمان ممکن و با کمترین هزینه، ولی با شرط حفظ کیفیت. ثمربخشی یعنی به اهداف تعیین شده برسید. معمولا ثمربخشی، نتیجه و کانالیزه شده کارایی است.
6.
اطلاعات لازم جهت تبدیل شدن به فردی مولد.
7. به تاخیر انداختن کار بدون دلیل منطقی را اهمال کاری گویند.
8. از دلایل اهمالکاری، اجتناب از داوری شدن و نیز، خودداری از انجام وظایف سخت و ناخوشایند می باشد.
9. اهمال کاری ممکن است ناشی از تمایل به اجتناب از انجام کارهای سخت، ناراحت کننده یا خسته کننده باشد.
10. راه های کنترل: هزینه مستقیم و غیرمستقیم و مادی و اجتماعی و ... اهمال کاری را دقیقا حساب کنید.
11. راه های کنترل: برای خودتان ضرب الاجل زمانی بگذارید.
12. راه های کنترل: برای هر کار نامطلوب، یک پاداش مطلوب برای خودتان در نظر بگیرید. و بالعکس.
13. راه های کنترل: کارها و پروژه های بزرگ را، به لقمه های کوچکتر و شبیه همتر تبدیل کنید.
14. ما دو من درونی داریم. اولی می گوید که کارها را انجام نده، دومی می گوید که انجام بده. باید با این ها تنیس بازی درونی کنیم. مدام اولی را سرکوب کنیم.
15. افراد فکر می کنند اگر به جای بهره وری از شیوه های ابتکاری و خلاقانه، بیشتر کار و تلاش کنند، به نتیجه بهتری خواهند رسید؛ درنتیجه بخش بزرگی از زمان و انرژی ما هدر می رود.
16. کمی فکر کنید قبل از انجام کار. مثلا اگر می خواهید سرچی انجام بدهید، قبل از مشغول شدن به سرچ، فکر کنید که دقیقا چه چیزی را می خواهید جستجو کنید، کلمات مشابه آن چی هستند، چه چیزهایی را باید حذف کنید و ... . درایت را جایگزین سختکوشی کنید.
17. اکثر کارکنانی که بیش از توان شان مسئولیت می پذیرند، به دلیل بی نظمی و عدم سازماندهی مناسب، از برنامه های شان عقب می مانند.
18. برای اجتناب از کار بیش از حد و تلاش بیش از حد، به درخواست هایی که فرصت انجام شان را ندارید، نه بگویید.
19. کار بیش از حد می تواند به افسردگی و فرسودگی روانی منجر شود. به استراحت و آرامش بها دهید.
20. آرامش و استراحت جسمانی کافی، می تواند هوشیاری جسمی فرد را افزایش داده و او را به بهره وری بالای برساند.
21. غفلت از نیاز طبیعی به استراحت و آرامش، منجر به اعتیاد به پرکاری می شود.
22. بعضی افراد پرکار برای رسیدن به آرامش و استراحت، معمولا بین روز روش هایی برای استراحت دارند؛ مثل چرت های کوتاه یک ربعی.
23. بها دادن به پاکیزگی، از دو جنبه حائز اهمیت است. اولا در فرهنگ ژاپنی، پاکیزگی یکی از اصول اساسی کیفیت محسوب می شود. ثانیاً پاکیزگی محیط، باعث می شود که شما چشم انداز بهتری داشته باشید.
24. بی نظمی مضر است. هم این که مدیران پنج هفته و کارکنان ده هفته در سال را صرف پیدا کردن مدارک گم شده می کنند. ثانیاً با کم کردن بی نظمی، راحتی زندگی شما بیشتر شده و باعث کاهش استرس می شود.
25. اندرو ویل، از اساتید به نام بهداشت طبیعی، معتقد است که باید سطح زندگی تان را پایین تر و ساده تر کنید. او معتقد است که بخش عمده استرس در زندگی ما، ناشی از پیچیدگی های زندگی های ما است؛ که بخشی از این پیچیدگی ها نیز، به خاطر اموال منقول و غیرمنقولی است که در تملک ما قرار دارند.
26. ویل توصیه می کند تا جایی که می توانید، خودتان را از قید و بند دارایی های خود خلاص کنید. البته نه در آن حد که زندگی فقیرانه و ساده ای داشته باشید که خود باعث استرس زیادی می شود.
27. برای حضور به موقع و وقت شناسی ارزش قائل شوید؛ عدم حضور فیزیکی شما در محل کار، باعث می شود اثربخشی هم نداشته باشید.
28. رابطه بین غیبت و تاخیر با عملکرد شغلی مورد بررسی قرار گرفته است. نتایج حاصل از سی مطالعه انجام شده بر روی 9 هزار کارمند، نشان داد: کارکنانی که با تاخیر در محل کارشان حاضر می شدند، تمایل زیادی هم به غیبت داشتند. به علاوه، کارکنانی که با تاخیر در محل کارشان حاضر می شدند، در مقایسه با کارکنانی که به موقع در محل کارشان حاضر می شدند، از عملکرد شغلی ضعیف تری برخوردار بودند که البته این رابطه چندان قوی نبود.
29. فهرست برداری، پایه و اساس تمام سیستم های مدیریت زمان محسوب می شود. بهرست برداری و اولویت گذاری.
30. از فناوری های لازم برای افزایش بهره وری استفاده کنید؛ مثل ارسال اطلاعات از طریق ایمیل به جای برگزاری جلسه برای ارائه همان اطلاعات.
31. در یک زمان خاص، تنها روی یک کار مهم تمرکز کنید.
32. می توانید دو یا چند کار را با هم انجام بدهید، به شرطی که یک کار، متضاد کار دیگر نباشد. مثلا روی دوچرخه ثابت ورزش کنید، ولی یک گزارش کار را بخوانید. در حال رفتن سر کارتان، رادیو گوش کنید یا برنامه صورتی. یا در حال بارگذاری و ذخیره یک برنامه یا متن، میزتان را مرتب یا رایانه تان را تمیز کنید.
33. حذف کارهای غیرمولد، بخشی از مهندسی مجدد است که برای این کار انجام می شود؛ برای ساده تر شدن کار و مولدتر شدن آن.
34. در اولویت بندی کارهای خود، بین کارهای فوری و مهم، تفاوت قائل شوید. پاسخ دادن به یک تلفن فوریت دارد، ولی برنامه ریزی برای توسعه اهداف تیمی سال آینده، جزو کارهای مهم شماست. تمرکز روی کارهای مهم باشد.
35. به جای اینکه ببینید چه کاری فوریت دارد، ببینید چه کاری اهمیت دارد.
36. با یک سرعت یکنواخت و موزون کار کنید. مقطعی کار نکنید. چکشی و سیلی کار نکنید. همیشه سرعتی یکنواخت و موزون داشته باشید. در این صورت بسیار بیشتر از دیگر کارمندان کار خواهید کرد.
37. یک کارمند منظم در روزهای دوشنبه همان قدر کار می کند که در روزهای غیرتعطیل کار می کرده است؛ البته منظور پروفسور، همان روز شنبه خودمان است که غالبا زیاد کار می کنیم؛ یعنی که کار در چهارشنبه و سه شنبه، به اندازه همان شنبه است.
38. از زمان های پراکنده به خوبی استفاده کنید. زمان های انتظار برای جلسه یا مترو را زبان مورد علاقه را یاد بگیرید. یا ...
39. با اتمام یک کار، سریع کار بعدی را شروع کنید. متاسفانه وقفه بین دو کار، زمان زیادی را از افراد می گیرد.
40. برای وظایف خاص، محدودیت زمانی تعیین کنید و به آن وفادار باشید.
41. اگر ما کاری را شروع کنیم و نیمه تمام بگذاریم، دچار اثر زیگارنیک می شویم. یعنی که بیشتر ذهن و انرژی ما را به سمت خودش معطوف می کند. ذهن ما، این جور کارها را بیشتر به یاد می آورد و از آنها متنفر است.
